Статтею 1 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) визначено, що нотаріат в Україні – це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.
У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені статтею 37 цього Закону, вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування (далі – посадові особи).
Нотаріус та особи, зазначені у статті 1 цього Закону, а також помічник нотаріуса зобов’язані зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась.
Згідно статті 8 Закону нотаріальна таємниця – це сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до посадової особи заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов’язки тощо.
Обов’язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв’язку з виконанням ними службових обов’язків чи іншої роботи, на осіб, залучених для вчинення нотаріальних дій у якості свідків, та на інших осіб, яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці.
Особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у посадової особи, видаються нею виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються посадовою особою протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, органів досудового розслідування у зв’язку з кримінальним провадженням, цивільними, господарськими, адміністративними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу, а також на обґрунтовану письмову вимогу державного виконавця, приватного виконавця за виконавчим провадженням з обов’язковим зазначенням номера виконавчого провадження та реквізитів виконавчого документа, на підставі якого здійснюється виконавче провадження.
Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача – будь-якій особі, яка пред’явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів).
Посадова особа не має права давати свідчення в якості свідка щодо відомостей, які становлять нотаріальну таємницю, крім випадків, коли цього вимагають особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.
На вимогу Міністерства юстиції України, головного територіального управління юстиції, з метою регулювання організації нотаріальної діяльності посадові особи видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення посадових осіб у строк, встановлений цими органами.
Посадова особа на письмовий запит органів доходів і зборів, державного виконавця, приватного виконавця надає інформацію про вступ фізичної особи у права спадкоємця з обов’язковим зазначенням повних даних про таку особу та даних про майно, отримане за правом успадкування.
Головне територіальне управління юстиції у Тернопільській області.
