Відповідно до п. 3.3 глави 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі – Положення) , касові операції оформляють касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.
Приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (додаток 2), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства (п. 3.3 глави 3 Положення).
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником (п. 3.4 глави 3 Положення).
Пунктом п. 3.11 глави 3 Положення встановлено, що прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. Водночас у документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів.
Отже, форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток №4 до Положення) передбачає нумерацію прибуткових та видаткових касових ордерів в журналі з початку кожного наступного року з номера «1».
Якщо протягом календарного року закінчується або змінюється форма касової книги та/або книги реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, то з метою уникнення касових ордерів з однаковими номерами їх нумерація повинна продовжуватись. Про це повідомили у в ідділ і організації роботи Головного управління ДФС у Тернопільській області.
